Ausblick auf die neue Outlook-App im Zusammenhang mit combit CRM

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Um was geht es?

Ab dem 6. Januar 2025 werden in den darauffolgenden Monaten User mit Microsoft-365-Business-Standard- und -Premium-Lizenzen von der bisherigen Outlook (classic)-Anwendung auf die neue Outlook-App umgestellt. Betroffene sollen jedoch die Möglichkeit haben, wieder zurück zu Outlook (classic) zu wechseln. Offiziell kann das im Admincenter von Microsoft nachgelesen werden (vorausgesetzt wird ein Log-in mit passenden Zugriffsrechten).

Es wird somit nun zwischenzeitlich zwei parallel verfügbare Versionen von Outlook geben:

  • Outlook (classic)
    Die gewohnte Variante von Outlook als Desktop-Applikation.

  • Neue Outlook-App
    Die neue rein web-basierte Outlook-App (bisher auch bekannt unter Outlook new).

Der ausschlaggebende Unterschied zwischen den beiden Outlook-Versionen ist, dass die neue Outlook-App im Wesentlichen eine Web-App darstellt, die auf serverseitige Funktionen von Microsoft zugreift und zu diesem Zweck die Mails der Nutzer über Microsoft-Server abruft.

Im Folgenden möchten wir deshalb generell über die damit einhergehenden Auswirkungen auf die Zusammenarbeit zwischen combit CRM und dieser neuen Outlook-App informieren. Dazu zeigen wir die uns bisher bekannten Änderungen auf, die derzeit bei einer Umstellung auf diese (vorerst) entstehen würden.

Auswirkungen auf combit CRM

Hier ein erster Ausblick auf die Bereiche und Funktionen vom combit CRM, die potentiell im Zusammenhang mit Outlook stehen und die von einer Umstellung dann ggf. betroffen wären. Bitte beachten Sie dabei, dass wir damit jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben.

E-Mail-Versand

Die bisher für den E-Mail-Versand verwendeten Windows-Client-Protokolle Simple MAPI (SMAPI) und Extended MAPI (XMAPI) können mit der neuen Outlook-App aus combit CRM heraus nicht mehr verwendet werden. Ein Versand ist dann bis auf Weiteres nur noch über das SMTP-Protokoll möglich, da in der neuen Outlook-App keine Client-Protokolle verwendet werden können. Grund dafür ist, dass es sich bei dieser um eine Web-Applikation handelt.

Die einzige Möglichkeit besteht dann darin, E-Mails über den in combit CRM integrierten Mail-Editor zu erstellen und diese anschließend per SMTP zu verschicken.

E-Mail Autopilot

Beim Einsatz des E-Mail-Autopiloten können die Windows-Client-Protokolle Simple MAPI (SMAPI) und Extended MAPI (XMAPI) sowie POP3 ebenfalls nicht mehr verwendet werden, um auf das Microsoft Outlook-Postfach zugreifen zu können. Hierzu steht als Alternative der Zugriff mittels des IMAP-Protokolls zur Verfügung.

Outlook Nachrichten-Add-In

:construction: Da es sich bei der neuen Outlook-App um eine rein web-basierte Anwendung handelt, stehen die bislang gewohnten Menüpunkte im Outlook-Menü nicht zur Verfügung, sodass die Funktion Suchen & Ablegen von E-Mail-Nachrichten über das Add-In nicht mehr verwendet werden kann. Bis auf Weiteres muss also nach einer Umstellung ggf. auf diese Funtion verzichtet werden. Ein neues Outlook Nachrichten-Add-In ist jedoch bereits in der Entwicklung und wird mit einem der nächsten Servicepacks zur Verfügung stehen.

Script-Unterstützung

Die SDK-Methoden von combit CRM sind ebenso teilweise betroffen, so dass künftig (X/S)MAPI nicht mehr als Protokoll für den Outlook E-Mail-Versand verwendet werden kann. Unmittelbar betroffen sind hierbei die SDK-Methoden, die sich spezifisch auf MAPI beziehen (bspw. SendMAPIMail), jedoch auch Methoden, die nicht ausschließlich im Zusammenhang mit MAPI stehen müssen, aber können (bpsw. SendMail).
Im Detail kann das in der combit CRM-SDK-Programmierer-Referenz nachvollzogen werden.

Mailablage via Drag and Drop

:white_check_mark: Für diese Funktionalität benötigen Sie das combit CRM-Servicepack 13.1.

Weitere Funktionen

Die folgenden Funktionen werden zum Teil nur teilweise beinflusst oder funktionieren überhaupt nicht mehr.

  • Mailversand-Option E-Mail per Kontextmenü über (verwendet z. B. für das Teilen von Datensatzverweisen, Filtern und Sofortberichten). Hier kann auf die Option integrierten E-Mail-Editor ausgewichen werden.
  • Import mit Abgleich über Outlook im „Abgleich-Assistenten“
  • Import von Adressen aus Outlook-Kontakten
  • Outlook als Termin- und Aufgabenverwaltung

Ausblick

Für combit CRM wird, insbesondere für den Einsatz des Outlook-Nachrichten-Add-Ins zur Suche & Ablage von E-Mail-Nachrichten, an einer Alternative gearbeitet, damit die gewohnten komfortablen Arbeitsabläufe wieder ermöglicht werden. Bis dahin kann die Verwendung der neuen Outlook-App über einen integrierten Schalter in der Outlook-Konfiguration unter Optionen > Allgemein deaktiviert werden, um die gewohnten Windows-Client-Funktionen von Outlook (classic) zu verwenden.

Vorerst nicht von einer Umstellung betroffen

  • Einzelversand & Serienversand von E-Mails per SMTP
  • Synchronisation von Kontakten und Terminen mit Microsoft Exchange
  • Verwendung des E-Mail-Autopiloten mit IMAP/SMTP

Zusätzliche allgemeine Hinweise

In der Richtlinie Admin-Controlled Migration to New Outlook können Administratoren die Umstellung der Nutzer beeinflussen. Diese ist standardmäßig nicht gesetzt, wodurch Nutzer selbst kontrollieren können, ob der Wechsel auf die neue Outlook-App erfolgt. Der Wert 1 setzt dabei durch, dass die Migration erlaubt ist und Nutzer nicht eingreifen können, der Wert 0 hingegen verhindert die automatische Migration (Nutzer können dies ebenfalls nicht ändern).

Ein vollständiger Vergleich des Funktionsumfangs für die beiden Outlook-Versionen wurde von Microsoft zur Verfügung gestellt und wird stetig aktualisiert (siehe
Featurevergleich zwischen neuem Outlook und klassischem Outlook - Microsoft-Support).