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Verwendung des Outlook AddIns mit MS Exchange Server

Wenn Sie den Microsoft Exchange Server als Backend System für Ihre eMail Clients einsetzen, kann es zur Folge haben, dass eMails nicht im cRM abgelegt werden können, da kein Datensatz mit der eMail Adresse gefunden werden konnte.

Dies liegt daran, dass der Exchange Server u.U. Mailadressen im X.400 Format an den eMail Client weiterleitet. Eine solche X.400 eMail Adresse könnte z.B. folgendermaßen aussehen: „/O=COMBIT/OU=ERSTE ADMINISTRATIVE GRUPPE/CN=RECIPIENTS/CN=MEINE.FIRMA"

Hinweis:
Ab dem Service Pack 6.009 für den combit Relationship Manager sollten die Anpassungen aus diesem Knowledgebase-Artikel nicht mehr notwendig sein, da das Outlook AddIn versucht die Adressen im X.400-Format in das SMTP-Format aufzulösen. Anbei der zugehörige Änderungshinweis aus dem Service Pack Readme:

[Feature] Outlook: Sofern ein Microsoft Exchange Server als Backend für den Outlook-Client verwendet wurde, konnten eMail-Adressen für die Suche/Ablage im X.400-Format zurückgeliefert werden. Nun wird versucht die eMail-Adresse im SMTP-Format aufzulösen.

Hinweis:
Dieses Verhalten tritt unter Umständen nur dann auf, wenn versucht wird intern versendete eMails mit dem AddIn zu suchen bzw. abzulegen. Sofern es sich aber um extern versendete/empfangene eMails handeln sollte, sind die folgenden Schritte nicht notwendig, da dann die eMail-Adressen nicht im X.400 Format vorliegen.

Das Outlook AddIn verwendet grundsätzlich genau die eMail Adresse, die in der eMail physisch eingetragen ist. Da Sie in Ihren Adress-Datensätzen keine solchen „eMail Adressen“ eingetragen haben werden, kann das AddIn dann entsprechend keinen passenden Datensatz finden.

Aus diesem Grund stellen wir Ihnen hier eine mögliche Lösung auf Basis der Referenzlösung (cRM-Solution.crm) und der Ansicht „Adressen“ vor:

Richten Sie eine sog. „Folgeverknüpfung“ ein, so dass bei Eingabe der eMail-Adresse in das Feld „eMail“ automatisch die komplette X.400 Adresse in das Feld „Zusatz1“ zusammengebaut wird. Zunächst sollten Sie die Feldlänge des Feldes „Zusatz1“ erhöhen, so dass darin dann die komplette X.400 eMail Adresse (für die Suche durch das Outlook AddIn) „geparkt“ werden kann. Wichtig: Das Feld muss vom Typ „eMail“ sein, da das AddIn immer alle Felder vom Typ „eMail“ für die Suche verwendet.

Nun die Konfiguration für die Ansicht „Adressen“:
Öffnen Sie die Ansicht „Adressen“ und gehen über Konfiguration > Eingabemaske in den Eingabemaskendesigner. Klicken Sie auf das Feld „eMail“ doppelt und aktivieren Sie die Seite „Folgeverknüpfung“. Betätigen Sie den Button rechts neben der (noch leeren) Combobox für das Zielfeld und wählen Sie „Zusatz1“ als Zielfeld aus. Wählen Sie darunter nun „über Formel“ und fügen in das Eingabefeld nachfolgende Formel ein:

«Cond(Contains(eMail,“@"), „/O=COMBIT/OU=ERSTE ADMINISTRATIVE GRUPPE/CN=RECIPIENTS/CN=“ + Token$(eMail, 0, „@“), eMail)»

(Wichtig: beim ersten und letzten Zeichen handelt es sich um das sog. „Chevron“ Zeichen, also eine „doppelt-spitze“ Klammer - in einem Zeichen. Sie können die Chevrons aber im Formelassistenten (Button hinter dem Eingabefeld) über eine Schaltfläche direkt und den Rest der Formel dann dazwischen einfügen.)

Bestätigen Sie den Dialog mit OK, speichern Sie die Eingabemaske und verlassen den Eingabemaskendesigner. Wenn Sie nun im Feld „eMail“ die eMail-Adresse „MEINE.FIRMA@FIRMA.DE“ eingeben, wird automatisch „Zusatz1“ (auf der Karteikartenseite „Zusätze“) mit „/O=COMBIT/OU=ERSTE ADMINISTRATIVE GRUPPE/CN=RECIPIENTS/CN=MEINE.FIRMA“ gefüllt.

Um auch die bestehenden Datensätze der Ansicht entsprechend anzupassen, führen Sie bitte folgende Schritte aus:

  • Führen Sie den Menüpunkt ‚Organisation > Wechseln‘ aus
  • Wählen Sie das Feld „Zusatz1“ aus und die Funktion „Ersetzen“
  • Nun wechseln Sie in den Formelassistenten (Button hinter dem Eingabefeld „Text“) und geben folgende Formel ein:

    «Cond(Empty(Zusatz1),"/O=COMBIT/OU=ERSTE ADMINISTRATIVE GRUPPE/CN=RECIPIENTS/CN=" + Token$ (eMail, 0, „@“))»
     
  • Nach Ausführen der Wechseloperation steht im Feld „Zusatz1“ eine entsprechende X.400 Adresse.


Hinweis: Die hier verwendete X.400 Adresse ist nur eine Beispiel Adresse. Diese müssen Sie Ihren Systemanforderungen anpassen.
IDKBAD001084 KBAD001084

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