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Version 11 combit CRM - Kontakte mit Exchange Server Adressbüchern synchronisieren

Jetzt können ausgewählte combit CRM Kontakte ohne zusätzliche App überall hin mitgenommen werden. Synchronisieren Sie combit CRM Kontakte vollautomatisch mit den Exchange Server Adressbüchern der Anwender:innen und von dort landen sie dann direkt auf Smartphone und Tablet. Die Auswahl der Kontakte ist individuell anpassbar und alle Berechtigungskonzepte bleiben bei der Synchronisation erhalten.

Das macht mich neugirig, bisher setze ich auf ein Fremdprodukt:

Die Syncrhonisation läuft vermutlich nur mit aktivem Outook und nicht direkt mit Exchange. Welche Versionen sind Voraussetzung?

Und ganz wichtig, lassen sich auch öffentliche Ordner syncrhonisieren?

Die Synchronisation erfordert KEIN aktives Outlook, der Zugriff erfolgt direkt zentral per MS Graph API auf die REST Schnittstelle Ihres Exchange Online Servers. Das heißt, eine Person im Außendienst bekommt „ihre“ Kontakte direkt (via Exchange Online Adressbuch) auf ihr Smartphone gespielt…
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…ohne dass sie jemals combit CRM oder Outlook an irgendeinem Arbeitsplatz gestartet hätte haben müssen. :slight_smile: Deswegen benötigen wir (also Sie) zur Synchronisation auch ein Exchange Online (z.B. in einem Microsoft 365 Paket) oder ein on-premises Exchange Server im Hybridmodus (was hinter den Kulissen wiederum ebenfalls in einer Exchange Online Instanz resultiert).

Die Synchronisation findet zentral durch eine laufende combit CRM Workflow Server Instanz in Ihrem Unternehmen statt…


…der Workflow Server belegt dabei eine cRM Lizenz.

Von dieser werden dann die jeweils persönlichen „combit CRM“ Adressbücher…

…der zur Synchronisation ausgewählten combit CRM Benutzer:innen „bespielt“.


Die Gesamtanzahl der per Synchronisation bespielbaren Adressbücher entspricht der des combit CRM Gesamtlizenzumfanges.

Welche Datensätze dies jeweils je Benutzer:in sind, kann per Filter frei bestimmt werden, dieser wird dann jeweils exakt aus der Benutzer:in-Perspektive gebildet.

In der cRM11 Large Solution haben wir uns für einen „Abonnement“ Container entschieden, worüber jeder einzelne Kontakt für Benutzer:innen oder auch pauschal für ganze Gruppen für eine Adressbuch Synchronisation „vorgemerkt“ werden kann:


Dies kann aber Solution-spezifisch auch ganz anders gehandhabt werden, denkbar wäre die Abhängigkeit von einem „BetreuerIn“-Feld oder einem „Vertriebsgebiet“-Feld.

Aktuell gibt es aus Performance-Erwägungen heraus eine Obergrenze von maximal 2.000 Kontakten, die je Adressbuch maximal synchronisiert werden, selbst wenn der Filter noch mehr Datensätze enthielte. Wenn wir ehrlich sind, sind auch bereits 2.000 Kontakte in einem Outlook Adressbuch oder auf dem Smartphone nicht wirklich praktikabel handelbar. Die Reihenfolge „welche“ 2.000 dies im Zweifel sind, ergibt sich aus der Reihenfolge gemäß des ersten Sortierkriteriums der betreffenden Quell-Ansicht. Wir planen, die Maximalzahl und die Sortierung später noch einstellbar zu machen.

Öffentliche Ordner werden nicht unterstützt: Denn bei öffentlichen Ordnern würden die in der combit CRM Benutzerverwaltung hinterlegten Datensatzrechte (Wer darf welchen Datensatz überhaupt sehen?) und Feldrechte (Wer darf welches Feld sehen?) nicht gewährleistet werden. Dies könnte je nach Sensibilität der Daten auch datenschutzrechtliche Konsequenzen haben. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, dass alle Benutzer:innen jeweils ihre Kontakte exakt unter Berücksichtigung ihrer persönlichen Zugriffsrechte in ihr eigenes combit cRM Exchange Server Adressbuch gespielt bekommen. Wer in combit CRM das „Testergebnis“-Feld :face_with_thermometer: nicht sehen darf, wird dies auch nicht im Exchange Adressbuch können. Wer in combit CRM die Patientendaten :mask: anderer Kolleg:innen nicht sehen darf, wird dies auch im Exchange Adressbuch auch nicht können. :shield::white_check_mark:

Falls noch Fragen bestehen, dann gerne einfach melden! :blush:

Hm okay klingt nicht schlecht, leider (oder auch nicht) bin ich bei Exchange Online raus, schade das MS diese Schnittstellen seinem Online Angebot vorbehält aber typisch. Außerdem bin ich bei mehr als 5000 Kontakten :wink: aber ich habe ja eine gut funktionierende Lösung, nur eben mit einem aktiven Outlook.

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