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Testnutzer braucht Hilfe bei ELOoffice-Anbindung

Hallo Zusammen,

ich bin aktuell Testnutzer vom crm.

Während ich Dokumente als ‚Eingebettete Datei‘ einer Aktivität und somit auch einem Kontakt und einer zughörigen Firma zugeordnet habe, so gelingt es mir mit dem Handbuch nicht eine DMS-Anbindung an ELOoffice (10.5) herzustellen.
Ich möchte einmal sehen wie sich diese Art des Dateiverweises und Aufruf eines ELO-Dokumentes über combit realisieren lässt und wie es nachher aussieht.
In meiner Testdatenbank (Solution_Large) habe ich:

  • die DMS Anmeldung unter Datei > Optionen > Konto > DMS Anmeldung mit den Anmeldedaten zu ELOoffice 10.5 befüllt
  • unter Datei > Eigenschaften > Einstellungen das Dokumenten Management System von Integriert auf ELOoffice umgestellt
  • die Datenbank neu gestartet, so dass die o.g. Einstellungen aktiviert werden

Laut dem Handbuch (S. 246) ist ein Feld ‚DMS Dokument‘ in der Ansichtskonfiguration notwendig. Aufgrund der basierenden Large_Solution, existiert dieses Feld schon. (lfd.Nr. 33 in der mitgelieferen Large_Solution).
Mit Schritt 3 und 4 komme ich nun nicht weiter. In der Registerkarte „Dokumenteninfos“ steht immer noch „eingebettete Datei“. Auch kann ich unter „Dokumentenverwaltung“ keinen Ablagepfad des ELO-Archivs definieren, da diese Zeile ausgegraut bleibt. Ganz unten im Fenster der Konfigurationsansicht kommt außerdem der Hinweis: „Die Dokumentenverwaltung bezieht sich derzeit auf das Feld ‘Document_Embedded‘ vom Typ ‘Eingebettete Datei‘. Die Ablage der Dokumente erfolgt somit eingebettet im Datensatz. Achtung: Einträge ohne Vorlage stehen später zur Dokument-Neuanlage nicht zur Verfügung.“

Freue mich auf hilfreichen Input, was ich übersehen habe bzw. was noch getan werden muss.

Vielen Dank!

Hi Martin,

du musst in den Ansichteneigenschaften das „DMS Dokument“ in seiner Funktion noch „aktivieren“, d.h. du musst den internen Feldtyp von „Zeichen“ auf „DMS Dokument“ setzen (siehe Screenshot) und in den Projekt-Eigenschaften natürlich noch das gewünschte DMS aktivieren.

Gruß

Alex

Hallo Alex,

vielen Dank für Deine Kurzbeschreibung und den zugehörigen Screenshot. In der Tat lag es an dieser Einstellung.

Im Handbuch auf S. 246 heißt es "Wählen Sie ein Feld vom physikalischen Feldtyp „Zeichen“ aus und definieren den internen Feldtyp „DMS Dokument“. Mit Deiner Erklärung macht es nun wesentlich mehr Sinn, was ich als Testnutzer nur schwer herauslesen konnte. Also vielen Dank dafür.

Jetzt habe ich die vorhandenen Standard-Dokumententypen in der Dokumentenverwaltung der Ansichteneigenschaften der Aktivitäten um den Ablagepfad für das DMS-Archiv ergänzt. Aus dem Volltextpfad hat das System selbstständig „Ablagepfad: DMS:ELOoffice://Archivname“ gemacht. Dieser ist nun bei allen 5 Dokumententypen eingetragen.

In der Registerkarte „Dokumenteninfos“ erscheint weiterhin die Eingebettete Datei, neu aber auch das DMS Dokument. Ich habe dieselbe Zuordnung vorgenommen wie bei der eingebetteten Datei.

Wenn ich auf die Registerkarte „Dokumentenverwaltung“ klicke, werde ich dennoch gewarnt, dass mehrere Dokumentenfelder konfiguriert wurden, über die eine Dokumentenverwaltung realisiert werden kann. Die gemischte Verwendung mehrere Felder kann zu Problemen führen, insbesondere beim Ablagepfad. Dabei habe ich doch nun alles auf DMS gestellt!?

Klicke ich auf das Ordnersymbol neben der Zeile „Ablagepfad: …“ wird ELOoffice auch gestartet und ich kann vorhandene Archive auswählen. Leider wird ein neu erstelltes Testarchiv von mir für diese Zwecke hier nicht angezeigt, nur die vorherigen vorhanden Archive (!?)

Ich habe um weiter zu kommen nun ein anderes Archiv ausgewählt, welches ich nicht mehr nutze. Da ich zuvor alle bereits vorhandenen Dokumententypen um diesen Ablagepfad ergänzt habe, auch die MSG-Datei, wollte ich eine E-Mailablage probieren.

Klicke ich nun auf die Lupe neben der Zeile: „Dokument Mailname.msg“ öffnet Outlook und die Mail öffnet sich. Hier hätte ich ELOoffice erwartet. Auch in dem Archiv in ELO findet sich die Datei nicht wieder.

Ich kann nur davon ausgehen, dass weitere Einstellungen fehlen?
Falls Du mir hier weiterhelfen kannst, wäre das super.

(Als Testnutzer möchte ich ausprobieren, wie die Ablage, Ansicht und der Übergang vom crm in ELOoffice aussieht, mir einer Mail, PDF, Bildern und Office-Dateien.)

Beste Grüße Martin

Hallo,

die Meldung bzw. Warnung in der Dokumentenverwaltung kommt, weil es noch zusätzlich das eingebettete Datei Feld gibt. Wenn man das auf „unbekannt“ stellt, sollte der Hinweis nicht mehr kommen. Allerdings kommt dann eine Meldung beim Öffnen der Ansicht, das ein unbekanntes Feld vorhanden sein – eben das, was eben auf unbekannt gestellt wurde. Das könnte man dann in der Eingabemaske „einfach“ entfernen und die Meldung würde nicht mehr kommen. Nun wäre nur noch DMS-Feld konfiguriert.

Wieso evtl. ein neues Archiv nicht in der Dokumentenverwaltung angeboten wird könnte daran liegen, dass das neue Archive bei geöffnetem CRM erstellt wurde. Hier hat der CRM aber noch einen Verweis auf die „vorherige“ Archivliste in ELO. Nach einem Neustart des CRMs müsste es dann eigentlich angeboten werden. Vielleicht re-initialisiert aber auch ELOoffice neue Archive erst, wenn es selbst neu gestartet wurde.

Jetzt aber noch zu dieser offenen Frage von dir:

Klicke ich nun auf die Lupe neben der Zeile: „Dokument Mailname.msg“ öffnet Outlook und die Mail öffnet sich. Hier hätte ich ELOoffice erwartet. Auch in dem Archiv in ELO findet sich die Datei nicht wieder.

Das liegt vermutlich darin begründet, dass dieser Lupen-Button direkt mit dem Feld daneben arbeitet. Und dieses Feld ist/war das eingebettete Dokument und hat nichts mit dem DMS zu tun. Was hier nun noch gemacht werden muss ist, dass das Feld DMS_Dokument, das zuvor den internen Typen „DMS Dokument“ erhalten hat auch in der Eingabemaske platziert werden muss – also als Eingabefeld im Eingabemaskeneditor (STRG+J oder Konfigurieren > Eingabemaske) der Ansicht. Dann können die DMS-Funktionen wie Öffnen und Bearbeiten direkt über das Kontextmenü dieses neuen Feldes aufgerufen werden.

Grüße

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