Serienmail & Newsletter - Best Practices, Tipps, Erfahrungen gesucht

Wir sind eine Non-Profit-Organisation und nutzen Combit als zentrale Mitglieder- und Stakeholderdatenbank. Zusätzlich setzen wir Mailchimp für Serienmails ein; bisher ohne Sync mit Combit. Wir überlegen, Mailchimp aufzugeben und künftig aus Combit zu versenden; aus Kostengründen, aber auch, um unsere Daten konsolidiert zu halten. Mailversand erfolgt über Exchange Server on prem.

Frage: Welche Best Practices sind hier zu beachten? Gibt es einschlägige Erfahrungen über Do’s und Dont’s, die andere mit uns teilen können? Wir sind insbesondere besorgt über IP Blacklisting, dass Mails beim Empfänger nicht ankommen etc. Tipps zu Setup und Vorgehen wären sehr willkommen.

Unsere Frequenz ist hoch. Tlw. gehen pro Woche 2 bis 3 Mailings raus, durchaus auch an > 4.000 Empfänger.

Herzlichen Dank im Voraus!

Hallo und herzlich Willkommen. :slight_smile:

Mein Beitrag aus dem combit-Nähkästchen (nicht unter dem Aspekt, dass wir die CRM-Software herstellen, sondern weil wir selber ja auch unser eigener Kunde mit regelmäßigen Mailings etc. sind): Blacklisting ist auf jeden Fall ein Thema, ebenso die Zustellbarkeit der Mails, also Klassifizierung als Spam. Das ist beides eine eigene Wissenschaft, ich sage nur „SPF, DKIM und DMARC“ :exploding_head: :nerd_face:.

Das Risiko hängt auch vom Empfängerkreis (B2B ./. B2C) ab, Google hat letztens hinsichtlich GMail-Adressen nochmal nachgeschärft.

combit versendet die regelmäßigen Mailings bzw. Newsletter über Inxmail: Deutsches Unternehmen, deutsche Server, DSGVO-konform, super Renommee, sehr gute Zustellbarkeit, Inxmail hat in Freiburg ein Team, das sich nur mit den entsprechenden Compliance-Regeln der großen Provider für bestmögliche Zustellbarkeit und Trustworthiness beschäftigt.

Bei Mailchimp gibt es diesbezüglich ein DSGVO-Thema, nämlich ob überhaupt und unter welchen Umständen ein DSGVO-konformer Einsatz von Mailchimp möglich ist. Die Sachlage ist hier nicht-trivial und z. B. von aktueller Rechtsprechung zum EU-USA-Datenschutzniveau abhängig. 2021 hat das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) den Einsatz von MailChimp für unzulässig erklärt). Ob sich das im Zuge des EU-US Data Privacy Framework 2023 wieder geändert hat, weiß ich nicht. (In jedem Fall greift für ein US-Unternehmen der US-CLOUD-Act, der es US-Behörden erlaubt, amerikanische Unternehmen zur Herausgabe von Daten zu zwingen, die von ihnen gespeichert werden, selbst wenn sich diese Daten in Rechenzentren außerhalb der USA befinden oder wenn die Daten Nicht-US-Bürgern gehören. Diese extraterritoriale Reichweite führt zu Konflikten mit Datenschutzgesetzen wie der DSGVO der EU, da sie den USA den Zugriff auf Daten ermöglicht, die in anderen Ländern gespeichert sind, ohne dass diese Länder ihre Zustimmung gegeben haben.)

Kleine Mailings (spezifische Kunden-Informationen o.ä.) verschicken wir aus combit CRM heraus direkt, liefern aber auch dort über einen externen SMTP-Server (nicht über unseren eigenen on-premises Exchange Server) mit hoher Trustworthiness und DKIM-Signatur aus, einen entsprechenden SPF-Eintrag haben wir hinterlegt. Bei DMARK bin ich grad überfragt. :sweat_smile:

Soweit zur Info, wie wir das machen. :slight_smile:

Hallo @beggstein,

vielen Dank für die schnelle und informative Antwort. Das hilft uns sehr!

Eine Ergänzung noch: Wir würden auch Combit im Sync mit Mailchimp (alternativ Inxmail) verwenden - allerdings müssen wir häufig an Teilmengen eines Verteilers versenden. Wenn wir dafür jedes mal einen neuen Verteiler (auf Basis von Filtern) in Combit erstellen und zu Mailchimp pushen, kommen wir sehr schnell an unser Mengenlimit (Mailchimp rechnet nach Empfängern ab).

Frage daher: Gibt es für dieses Szenario / diesen Use Case aus eurer Sicht eine gute Lösung?

Bei Inxmail gibt es mWn keine solche Beschränkungen, aber das stellt keine Zusicherung dar. :balance_scale: :smiley:

Ich hab gerade gesehen, dass Inxmail auch ein SMTP-Relay hat, d.h. combit CRM könnte bei Ihnen dann vermutlich auch direkt über dieses vertrauenswürdige Relay aussenden. Zu welchen inhaltlichen Richtlinien und Bedingungen Sie sich dabei gegenüber Inxmail vertraglich verpflichten müssen zu tun bzw, keinesfalls zu tun (ist ja deren Renommee, das bei Verstößen/Beschwerden in Mitleidenschaft gezogen wird), weiß ich nicht.

Disclaimer: Meine Antworten werden von Inxmail in keiner Weise incentiviert. :innocent: