Use-Case
Eine Kundenanfrage geht per E-Mail ein und landet in einem zentralen Postfach – aber bevor Sie den richtigen Ansprechpartner erreicht, muss jemand entscheiden: Wer ist zuständig? Wie dringend ist das? Gibt es eine Vorgeschichte mit dem Absender?
Dieser Knowledgebase-Artikel zeigt hierfür eine KI-gestützte automatisierte Lösung mit dem combit E-Mail-Autopilot.
Ablauf
Der combit E-Mail-Autopilot überwacht ein zentrales Postfach und verarbeitet empfangene E-Mails anhand des Betreffs. Befindet sich im Posteingang eine E-Mail mit einem entsprechenden Betreff, dann wird das Script custom.aiMailForward.ts vom combit E-Mail-Autopilot automatisiert ausgeführt und erstellt einen Prompt aus den Informationen der empfangenen E-Mail und – falls vorhanden – aus Aktivitätseinträgen zum Unternehmen. Das KI-Modell liefert 4 Werte zurück:
forwardTo = Interne Zieladresse für die Weiterleitung
prio = Geschätzte Priorität 1–5
mailSummary = Kurze Zusammenfassung der eingehenden Mail
activitySummary = Zusammenfassung bisheriger Aktivitäten mit Bezug zur Mail
Damit werden die Eingangs-E-Mails ausgewertet, die Zieladresse bestimmt, eine Priorität vergeben und relevante Informationen zusammengefasst – bevor die E-Mail beim Empfänger (z. B. Sales-Mitarbeiter, Backoffice-Mitarbeiter, etc.) landet.
Ergebnis in der Praxis
Das Script erzeugt eine neue E-Mail an die Zieladresse aus forwardTo. Sie enthält eine Zusammenfassung und die Priorität der eingehenden E-Mail, die Original-E-Mail als Anhang und – wenn ein Kontakt-Datensatz im combit CRM gefunden wurde – einen Datensatzverweis.
Ergebnis im Posteingang: Betreff zeigt Priorität, Inhalt enthält E-Mail- und Aktivitätszusammenfassung.
Effekt im Posteingang: Der Empfänger sieht den Kontext, bevor er in die Details geht. Das manuelle Sortieren und Einordnen reduziert sich.
Wird kein passender Kontakt gefunden, läuft das Script trotzdem durch – der Datensatzverweis fehlt dann lediglich.
Einrichtung
Voraussetzungen
- combit CRM mit
Large-Solution - E-Mail-Autopilot (ab Professional-Edition)
- aktivierte TypeScript-Funktionalität in der Solution
- Zugriff auf ein E-Mail-Postfach zum Abruf und Versand
TypeScript aktivieren
Die TypeScript-Funktionalität wird in combit CRM in den Projekteigenschaften unter Datei > Verwalten > Projekteinstellungen > Eigenschaften aktiviert.
Bei der Option SDK muss dazu TypeScript angehakt werden. Daraufhin wird im Verzeichnis der geöffneten Solution das benötigte TypeScript-Unterverzeichnis erzeugt.
Mailversand einrichten
Der Versand wird unter Datei > Konto > Allgemein > Mailversand festgelegt. Die konkrete Einstellung hängt von der produktiven Umgebung ab.
Mailversand-Konfiguration: Protokoll und Absenderadresse
SMTP-Server: URL, Port und Verbindungseinstellungen
SMTP-Benutzeroptionen: Server-Anmeldung und Absender
Scripte herunterladen
Laden Sie die nachfolgenden 4 Scripte herunter und legen diese in den TypeScript-Ordner der Solution ab. Am Beispiel der Large-Solution ist es der Pfad ..\combit\combit CRM\Solutions\Large\TypeScript.
custom.getCompanyActivities.ts (5.4 KB)
combit.utils.createLogs.ts (1.9 KB)
combit.utils.getOllamaResponse.ts (4.4 KB)
custom.aiMailForward.ts (19.6 KB)
Alle 4 Scripte im
TypeScript-Ordner der Large-Solution
Konfiguration der Scripte
Alle Parameter werden im Script custom.aiMailForward.ts definiert.
Konfigurationsbereiche in
custom.aiMailForward.ts
| Parameter | Funktion |
|---|---|
| ollamaURL | URL der Ollama-API (z. B. http://cmbt-ki:11434/api/generate) |
| ollamaModel | Name des KI-Modells |
| noResponseMail | Zieladresse im Fehlerfall |
| mailProtocol | E-Mail-Versandprotokoll: SMTP, MAPI oder XMAPI |
| enableForwardToOverwrite | Weiterleitung wird mit der in forwardOverwrite() ermittelten Adresse überschrieben |
| prompt | Prompt mit Verarbeitungsregeln und Platzhaltern |
| customEmployeeInfos | Mitarbeiterinfos für den Prompt (leer = aus combit CRM-Benutzerverwaltung) |
| activitiesSinceDate | Zeitliche Einschränkung der Aktivitäten im Prompt |
Hinweis: Das zu verwendende E-Mail-Versandprotokoll in Variable
mailProtocolmuss mit der Mailversand-Konfiguration in combit CRM übereinstimmen.
Technische Hinweise
Die Kontaktzuordnung erfolgt über RecordSet.FindRecordByEmail() und durchsucht die E-Mail-Felder der Kontakte-Ansicht; bei mehreren Treffern verwendet das Script den ersten.
E-Mail-Bodys werden vollständig in den Prompt übernommen – über activitiesSinceDate lässt sich der Aktivitätszeitraum einschränken. Prioritätswerte (1–5) orientieren sich an den in der Large-Solution üblichen Stufen; die Auslegung kann je nach Kunde abweichen.
Whitelist und Fallback
forwardTo muss in der Whitelist stehen – entweder aus customEmployeeInfos oder aus der combit CRM-Benutzerverwaltung. Nicht erlaubte Adressen werden abgewiesen; dann greift noResponseMail. Diese Adresse muss nicht in der Whitelist enthalten sein.
Logging (optional)
Über die Logging-Optionen kann gesteuert werden, ob und in welchem Umfang das Script Informationen zur Ausführung protokolliert. Die Logdatei wird standardmäßig im temporären Ordner abgelegt und kann bei Bedarf zur Fehlersuche verwendet werden. Das allgemeine Logging kann ein- oder ausgeschaltet werden. Zusätzlich gibt es ein erweitertes Debug-Logging, bei dem auch vollständige KI-Antworten gespeichert werden. Da diese sensible Daten enthalten können, sollte diese Option nur zu Analyse- oder Supportzwecken aktiviert werden. Optional kann die Logdatei nach der Scriptausführung automatisch geöffnet werden.
Logging-Einstellungen:
debugLogPath, enableLogging, enableDebugLogging und openLogFile
E-Mail-Autopilot einrichten
Scriptobjekt anlegen
Scriptobjekt
cRM mit Anmeldedaten und Projektpfad
E-Mail-Dienst konfigurieren
E-Mail-Dienst: IMAP/SMTP auswählen
Hinweis: In unserem Beispiel nutzen wir SMTP/IMAP. Die konkreten Einstellungen hängen von der Umgebung ab, die Sie benutzen.
IMAP- und SMTP-Einstellungen im Detail
Scriptausführung über Betreff konfigurieren
Welche Mails betroffen sind, steuert der Betreff-Filter. Weiterleiten an muss dabei nicht gesetzt werden – das übernimmt das Script custom.aiMailForward.ts, welches hier als Scriptdatei ausgewählt werden muss.
Betreffsuche: Wildcard-Muster, Script
custom.aiMailForward.ts zugeordnet
Wenn alles konfiguriert ist, verarbeitet der combit E-Mail-Autopilot die E-Mails nach dem Start und leitet sie mit der Zusammenfassung und Priorisierung weiter.
Hinweise
Datenschutz
Bei einem lokalen KI-Server bleibt die Verarbeitung im eigenen Umfeld. Trotzdem sollten die übergebenen Inhalte gegen interne Richtlinien und Datenschutzanforderungen geprüft werden.
Disclaimer
combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung dieser Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten. Die Angaben erfolgen ohne Gewähr und ohne Zusicherung.
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