In diesem Knowledgebase-Artikel finden Sie einen Leitfaden für den Import von Daten in combit CRM.
1. Transfermodus klären
Im ersten Schritt sollten Sie zunächst abklären, in welchem Format die bestehenden Daten vorliegen bzw. vom Alt-System bereitgestellt werden können.
Nachfolgende eine Auswahl der vielen Möglichkeiten, die in Verbindung mit combit CRM möglich sind:
- Daten liegen in Form eines Excel-Dokumentes vor
- Daten liegen als csv-Datei / Text-Dokument vor
- Zugriff auf die Daten via ODBC
- Übertragung direkt auf SQL-Ebene möglich (wenn die Daten in einer Datenbank auf dem gleichen Datenbank-Server vorliegen, z. B. bei einer Solution-Migration)
2. Datenqualität und Datentypen sichten
- gut: Daten getrennt in eigenen Spalten (z.B. Vorname und Nachname in eigenen Spalten, nicht zusammen in einer Spalte)
- gut: Daten in den den richtigen Spalten (z.B. Rufnummer nicht im Vorname-Feld etc.)
3. Wahl der richtigen Solution
Wir bieten für combit CRM mehr als sieben kostenfreie, schlüsselfertige Solutions an. Sie sollten sich für die Solution entscheiden, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Die Unterschiede zwischen den einzelnen Lösungen sind oftmals auf den ersten Blick nur gering, trotzdem aber in einigen Fällen für Sie wesentlich.
Unser Angebot: Lassen Sie sich im Vorfeld beraten, welche der Solutions in ihrem konkreten Fall am besten passt.
4. Feldlängen bestimmen / Datentypen prüfen
Die Länge von Dateninhalten muss zu den Zielfeldern in combit CRM passen. Deshalb ist es wichtig die Längen der bestehenden Daten vorab zu prüfen.
Nicht immer ist es nachhaltig und sinnvoll die bestehenden Feldlängen in combit CRM beliebig zu erweitern, z. B. beim Straßennamen eine Feldlänge von 300 Zeichen zu erlauben - sie möchten ja dauerhaft sicherstellen, dass der Straßenname in das Adressfenster eines Briefkuverts passt.
Auch sollte im Vorfeld festgelegt werden, wie besondere Datentypen in combit CRM dargestellt werden sollen (Datumsfelder, Checkboxen, Codefelder). Eine ggf. notwendige Umwandlung kann bequem im Import-Assistent erfolgen.
Gegebenenfalls müssen auch neue Felder hinzugefügt werden. Daher unser Tipp: Legen Sie nur die Felder an, die sie im Alltag auch wirklich benötigen. Bei zu vielen Feldern verliert man schnell die Übersicht.
5. Mapping festlegen und dokumentieren
Ihre Gedanken zur Migration sollten auf jeden Fall dokumentiert werden, z. B.:
- welche Spalte wird in welches Feld in combit CRM importiert
- welche Spalten werden bewusst nicht in combit CRM importiert, weil diese beispielsweise in Zukunft nicht mehr benötigt werden
- welche Umwandlungen werden im Rahmen des Imports von Ihnen vorgenommen
Unsere Empfehlung: Legen Sie sich eine Excel-Tabelle an, in der Sie Ihr bestehendes System im ersten Schritt umfassend dokumentieren. Generell bewährt es sich bei solchen System-Migrationen sehr gründlich vorzugehen. Deshalb macht es in den meisten Fällen Sinn, sich wirklich jede Tabelle und jedes Feld genau anzusehen.
Eine gute Idee ist oft auch im alten System einen wirklich vollständigen Musterdatensatz anzulegen, bei dem Sie JEDES Feld über die Eingabemaske befüllen. Über diesen Muster-Datensatz kann man dann später in der Datenbank erkennen, welche Spalten zwar in der Datenbank vorhanden sind, nicht aber in der Eingabemaske.
Folgende Spalten haben sich unserer Erfahrung nach in einer solchen Excel-Dokumentations-Tabelle bewährt:
Tabellenname alt
Feldname alt
Beschriftung in der alten Eingabemaske
Feldtyp alt
max. mögliche Länge alt
max. vorhandene Länge alt
Inhalt eines Beispiel-Datensatzes
geplante Zielansicht in combit CRM
geplante Zieltabelle in der Datenbank
Zielfeld in combit CRM
Alias des Zielfeldes in combit CRM
Bemerkung
Notieren Sie sich im Bemerkungsfeld warum Sie eine Spalte in Ihrem alten System NICHT in combit CRM übernehmen möchten. Mögliche Gründe können sein, dass Sie die Inhalte des alten Feldes in combit CRM nicht mehr benötigen oder schlichtweg Inhalte in dieser Spalte im alten System nicht vorhanden sind.
6. Eingabemasken anpassen
Wenn sie neue Felder hinzugefügt haben ist es unter Umständen notwendig die Eingabemasken in combit CRM anzupassen. Mit unserem Eingabemaskendesigner können Sie dies individuell und schnell umsetzen.
7. Markieren der Datenherkunft
In nahezu allen Fällen macht es Sinn, die Herkunft der Daten zu markieren. So können sie später mit Hilfe von Filterausdrücken, folgendes nachvollziehen:
- Handelt es sich um einen Datensatz aus dem Daten-Altbestand?
- Ist der Datensatz vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt importiert worden?
- Wurde der Datensatz manuell angelegt?
- Welche Datensätze wurden damals importiert?
8. Anlegen von Import-Profilen
Wenn die oben genannten Punkte abgearbeitet sind, so kann man mit dem Erstellen der Import-Profile beginnen. Dies geht bequem mit unserem Import-Assistenten.
Für jede Ansicht wird ein eigenes Import-Profil angelegt. Es kann also sein, dass die Migration aus mehreren Import-Profilen besteht, die eine gemeinsam Datenquelle nutzen.
9. Abgleichskriterien festlegen und im Profil definieren
In einigen Fällen können Sie Ihre Daten nicht einfach importieren, insbesondere dann nicht, wenn sich bereits Daten in der Datenbank befinden.
In solchen Fällen ist ein Abgleich der Daten erforderlich. Dies bedeutet, dass man beim Import prüft, ob der Datensatz vielleicht schon in der Datenbank vorhanden ist.
Ist dies der Fall, so werden die bestehenden Daten lediglich aktualisiert.
Auch hier bietet combit CRM verschiedenste Möglichkeiten: Sie können genau festlegen in welcher Form abgeglichen werden soll, was eine Dublette ist und wie sich combit CRM bei einem doppelten Datensatz verhalten soll.
10. Beziehungen zwischen Datensätzen herstellen
Oftmals liegen zu importierende Daten in einer flachen Datenstruktur vor. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn sich die Firma und der Ansprechpartner in einer Zeile befinden.
So ist es z. B. im Alltag äußerst vorteilhaft, bei einer Firma auf einen Blick alle Ansprechpartner einsehen zu können.
Um dies darstellen zu können müssen zwischen importierten Datensätzen Beziehungen (Relationen) hergestellt werden.
Dies erledigt man nach dem Importieren direkt auf Datenbankebene mit sogenannten SQL-Abfragen. Ausführliche Information und Beispiele finden Sie im combit CRM Handbuch.
11. Testen Sie Ihren Import
Jede Migration durchläuft im Idealfall mehrere Test-Durchläufe.
Das heißt: Sie gehen die oben genannten Schritte durch und prüfen im Anschluss, ob alle Daten wie gewünscht importiert wurden. Ist dies nicht der Fall, so korrigieren Sie zum Beispiel Ihr Import-Profil und führen den Import nochmals durch.
In vielen Fällen bewährt sich auch ein Testdatensatz im Alt-Datenbestand, der besondere Daten in allen wichtigen Feldern enthält.
12. Grundsätzliche Tipps
a) Vermeiden Sie Datenverlust
Importieren Sie möglichst alle Daten ihres Altdatenbestandes in combit CRM. Das Nachziehen von Daten zu einem späteren Zeitpunkt ist im Vergleich deutlich aufwändiger. Daten, die sie nicht mehr benötigen, können Sie Felder importieren, die in der Eingabemaske nicht angezeigt werden. Diese Felder beginnen in unserer Datenbank mit der Bezeichnung „Z_Import“.
b) Wichtig: Schlüssel setzen
Im Alt-Datenbestand sollte jeder Ihrer Datensätze einen Primärschlüssel (Primary Key) besitzen. Ein Schlüssel ist ein Merkmal, das einen Datensatz in einer Tabelle als eindeutig kennzeichnet. Dies kann zum Beispiel eine fortlaufende Nummeri sein.
Diese Schlüssel werden in das Feld „Z_Import_PK“ importiert („PK“ für Primary Key).
Das Importieren dieser Schlüssel ist für den Import selbst, aber auch später, enorm wichtig. Beim Setzen von Beziehungen (Relationen) ist es eine wesentliche Voraussetzung.
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