Einleitung
Dieser Artikel beschreibt die Migration eines älteren address manager (Version 15 oder älter) auf combit CRM (Version 6 oder höher).
Datenbankmigration
Für die Migration einer älteren address manager Datenbank (*.dbf) steht Ihnen der Migrationsassistent zur Verfügung. Dieser hilft Ihnen dabei möglichst viele Informationen Ihrer bestehenden Datenbanken zu migrieren. Rechnen Sie aber auf jeden Fall noch Zeit für die Nachbearbeitung ein.
Laden Sie den Assistenten zunächst herunter: address-manager-migration-assistent.zip. Entpacken Sie die heruntergeladene ZIP-Datei anschließend in das Hauptverzeichnis Ihrer combit CRM Installation (evtl. bereits bestehende Dateien beim Entpacken können ignoriert werden).
Bitte beachten Sie, dass eine Migration nur für den Microsoft SQL Server 2008-2014 möglich ist. Sie benötigen außerdem die SQL Server 2005-Abwärtskompatibilitätskomponenten. Ansonsten erhalten Sie die Fehlermeldung „SQL-DMO Objekt nicht gefunden“. Diese sind ebenfalls in der heruntergeladenen ZIP-Datei enthalten.
Übernahmemöglichkeiten
Weitestgehende Übernahme der Daten: Dokumenten- und Kontaktcontainer werden dabei in separate relational verknüpfte Tabellen überführt. Die relationalen Verknüpfungen werden automatisch angelegt. Die bisherigen Feldtypen werden in kompatible Feldtypen überführt.
Übernahme der bestehenden Eingabemaske: Dokumenten- und Kontaktcontainer werden dabei in neue Tabellenobjekte umgewandelt. Für die entsprechenden Detailansichten werden automatisch neue Eingabemasken angelegt. Sofern möglich, werden die address manager Funktionen von Schaltflächen automatisch in entsprechende Funktionen umgesetzt.
Bestehende Codefeldbeschreibungen werden in das neue Projekt eingetragen. Auch Funktionsdefinitionen für Übernahmemasken, Einzeldruckmasken, Einzel-eMails und Programme des ausgewählten Benutzers werden übernommen. Auch bestehende Sortierungen können zum Teil einstufig übernommen werden.
Verweiscontainer können nicht automatisch in eine Relation umgesetzt beziehungsweise migriert werden, da sie auch datenbankübergreifend sein können. Der Inhalt des Verweiscontainers wird in ein Bemerkungsfeld übernommen.
Bitte beachten Sie, dass eine zweifache Migration nicht unterstützt wird, d.h. dass eine Migration in eine bestehende Datenbank nur sinnvoll ist, wenn es sich dabei um unterschiedliche address manager Datenbanken (dbf-Dateien) handelt oder eine solche in eine bestehende combit CRM Datenbank integriert werden soll. Ggf. müssen Sie jeweils separat migrieren und anschließend den Projektimport des combit CRM verwenden.
Start des Migrationsvorgangs
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Starten Sie den Assistenten direkt aus combit CRM über Datei > Hilfe > Tools > Migration von address manager 15 oder älter….
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Geben Sie das bisherige address manager Verzeichnis an, sowie den Benutzer, dessen Konfiguration als Vorlage dienen soll. Falls sich auf dem aktuellen System keine address manager Installation mehr befindet, kopieren Sie nur das address manager Datenverzeichnis mit den Datenbanken von Ihrem bisherigen address manager Verzeichnis und geben hier den Pfad dazu an.
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Anschließend wählen Sie die gewünschte Datenbank und die Eingabemaske aus. Hinweis: Der Name der Datenbank darf an der ersten Stelle keine Zahl enthalten!
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Nun wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Datenbankserver aus.
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Geben Sie nun die bestehende Datenbank an bzw. geben Sie einen neuen Namen für eine solche ein. Bitte beachten Sie, dass weder Datenbanken noch Tabellen mit dem Namen der dbf-Datei oder eines Container-Feldes existieren dürfen.
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Zuletzt geben Sie noch einen Dateinamen für die neue Projektdatei an. Sie haben auch die Möglichkeit weitere address manager Datenbanken in eine bestehende Projektdatei zu migrieren. Wählen Sie dazu die Option „Bestehende Projektdatei erweitern“. Beachten Sie dabei, dass Feldbezeichnungen nicht doppelt vorkommen dürfen. Wenn also in weiteren Datenbanken ebenfalls ein Feld „Dokumente“ existiert, müssen Sie dieses erst umbenennen.
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Starten dann über Weiter den Migrationsvorgang, der nun automatisch abläuft.
Notwendige Anpassungen
AMW.Variablen
Formeln, welche AMW.Variablen beinhalten, z. B. AMW.Benutzer oder AMW.Bearbeitungsmodus, müssen angepasst werden.
Autozähler
Felder vom Typ Kundenummer erhalten bei der Migration den Datentyp „Automatische Nr.“. Um auch weiterhin die automatische Kundenummervergabe zu verwenden, wechseln Sie in die Ansichtskonfiguration der entsprechenden Ansicht und definieren im Reiter „Auto. Nr.“ einen neuen automatischen Zähler für Ihr Kundennummern-Feld.
Benutzerverwaltung
Die Benutzer sowie die Benutzerrechte müssen neu angelegt werden.
Druckvorlagen
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Druckvorlagen, die z. B. einen Container im address manager ausgeben, müssen angepasst werden.
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Datumsfelder werden jetzt als richtige „Datumsfelder“ angemeldet, nicht wie bisher als „Zeichenfelder“. Sofern Sie diese Felder in Formeln verwenden, müssen Sie die Formeln anpassen.
eMail Autopilot Konfigurationen und Scripte
Die Konfiguration für den eMail Autopilot kann geladen und weiterverwendet werden. Es muss lediglich das alte amw Script-Objekt entfernt und das neue Script-Objekt ausgewählt werden. Scripte müssen an das neue Objektmodell angepasst werden.
Extrakte
In combit CRM besteht die Möglichkeit bei Feldern zwischen Leer und NULL (es wurde noch kein Wert vergeben) zu unterscheiden. Beim Abfragen (Filtern) sind diese erweiterten Möglichkeiten dann auch entsprechend zu berücksichtigen. Sofern ein Filter über den Assistenten zusammengestellt wird, wird Ihnen dies bereits automatisch vorgeschlagen.
Import- und Exportvorlagen
Import- und Exportvorlagen sind zu überprüfen, wenn diese Daten zu Dokumenten und/oder Kontakten enthalten und diese per Migration automatisch in combit CRM in eine 1:N Relation umgesetzt werden. Dies gilt beispielsweise, wenn bei einem Import automatisch auch ein Kontakteintrag oder ein Dokumenteneintrag gesetzt wird.
Scripte
Scripte müssen geprüft und ggf. neu erstellt werden (Es gibt hierfür einen speziellen Kompatibilitätslayer im COM Objektmodell der Anwendung. Bitte beachten Sie dabei, dass dieser nicht das komplette Objektmodell abbildet).
Wichtig: Scripte, die bisher im address manager Installationsverzeichnis oder einem Unterordner liegen, müssen in das entsprechende Verzeichnis der combit CRM Installation kopiert werden.
Sortierungen
Spezielle Sortierungen, wie zum Beispiel bei einem Datum, konkret „Geburtstagssortierung“ (manueller Eintrag in der Konfigurationsdatei der Datenbank (.INI): „RIGHT(DTOORD(GEBURTSTAG),4)“) können nicht umgesetzt werden.
Workaround: Eine Datenbanksicht mit dieser Sortierung serverseitig einrichten.
Alternativer Workaround: Legen Sie drei zusätzliche Felder für TAG, MONAT und JAHR an, die per Folgeverknüpfung aus dem korrespondierenden Datum gefüllt werden. Dann können Sie aus jeder beliebigen Kombination der drei Felder und jedem weiteren Kriterium eine eigene Sortierung anlegen.
Terminverwaltung
Für die Migration Ihrer bisherigen time manager Datenbank steht ein Script zur Verfügung.
Wichtig: Für die Migration wird eine vollständige address manager Installation benötigt. Termine mit mehreren Teilnehmern werden zu Gruppenterminen und sind keine einzelnen Terminkopien mehr.
Termine mit einem Link zu einem Datensatz werden durch das Script migriert.
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Laden Sie das Script zunächst herunter: address-manager-migration-timemanager.zip. Entpacken Sie die heruntergeladene ZIP-Datei in das Hauptverzeichnis Ihrer combit CRM Installation.
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Passen Sie ggf. im entpackten Script ‚timemanager_Migration.vbs‘ die Benutzerzuordnung an.
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Registrieren Sie anschließend die entpackte Datei ‚tm.exe‘, indem Sie die Eingabeaufforderung (cmd.exe) als Administrator ausführen und die Registierung mit dem Befehl „tm.exe /RegServer“ durchführen.
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Führen Sie das Script anschließend in combit CRM in einer beliebigen Ansicht über Start > Scripte & Workflows > Script ausführen aus.
Übernahmemasken
Übernahmemasken vom Typ „.xfr“ müssen neu importiert, in „.xfx“ gewandelt und ggf. überarbeitet werden. Die Umwandlung wird dabei automatisch beim Speichern der Datei vorgenommen.
Einschränkungen
eMail-AddIn Konfigurationen
Die Konfigurationen der AddIns für Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird und Tobit David können nicht übernommen werden und müssen neu vorgenommen werden.
Konfiguration und Einstellungen
Diese können nicht übernommen werden und müssen ggf. neu gemacht werden.
Mehrere Konfigurationen für Eingabemasken-/Listenansichten
Im address manager konnten für eine Datenbank verschiedene Eingabemasken/Übersichtslisten erstellt/geladen werden, in combit CRM dagegen gibt es pro Ansicht jeweils nur eine Konfiguration für die Eingabemaskenansicht (DLI) und Listenansicht (VLC).
Schaltflächen für address manager Menüfunktionen
Schaltflächen, die einen address manager Menübefehl direkt aufrufen, funktionieren nicht mehr.
Script-Schaltflächen
Folgende Funktionen werden in combit CRM nicht mehr fortgeführt und müssen in Scripten anders abgebildet werden:
- ActivateAutoProtocolForType
- CopyDatabase
- DeclareChartDescription
- DeclareChartRow
- DefineChartRowStart()
- DoXfer
Selbstgemachte „Pseudo-Relationen“
Sofern mehrere Datenbanken im Einsatz waren und dort Datensätze über Datensatzverweise miteinander verknüpft wurden, können diese „Verknüpfungen“ nicht in combit CRM konvertiert werden. Diese Datensätze müssen neu verknüpft werden.
Straßen- und PLZ-Verzeichnis
Das Straßen- und PLZ-Verzeichnis wird in combit CRM über Folgeverknüpfungen der entsprechenden Felder (z. B. Straße, Ort, …) aufgerufen. Über die List & Label Formel GetFieldFromAddress() kann die PLZ-Automatik angesteuert werden. Die bisherige Schaltfläche zum Aufruf der Automatik hat somit keine Funktion mehr.
Das PLZ-Verzeichnis ist nicht mehr manuell editierbar, es können aber eigene komplette Verzeichnisse erstellt werden (siehe dazu den Knowledgebase-Artikel Eigene Verzeichnisse für Straße, PLZ, Ort und Postfach).
Tastaturshortcuts
Ggf. gewohnte Tastaturshortcuts können sich geändert haben. Weitgehende Kompatibilität ist aber gegeben. Tastaturkürzel können dabei aber umdefiniert werden.
Feature-Alternativen
Ausgabe > Datenbankdefinition > Feldstruktur/Codedefinitionen
Über Scripte realisierbar. Siehe die Knowledgebase-Artikel Projektstruktur per VBScript in Microsoft Visio exportieren und Projekt-/Feld-Struktur und Relationen nach Word exportieren.
Datenbanktransfer-Assistent
Abwicklung jetzt über SQL Server Replikation (erfordert volle SQL Server Lizenz, nicht im Express Umfang enthalten)
„Datensatzposition“-Konzept
SQL-prinzipbedingt ist dies jetzt immer ein Filter mit den daraus resultierenden Konsequenzen.
Datensätze als gelöscht markieren bzw. endgültig Löschen
Hier sind mehrere Lösungsansätze möglich. Standardmäßig werden aber gelöschte Datensätze sofort und unwiederbringlich aus der Datenbank entfernt und lassen sich nicht wie bisher über Datei > Löschen > Gelöschte Datensätze wiederherstellen wiederherstellen. Es ist daher auch nicht notwendig wie bisher das Löschen zu finalisieren.
Fehlende Dokumentenzuordnungen auf Knopfdruck ermitteln
Kann über spezielles Script realisiert werden.
Menüpunkt „Gehe zu Datensatz“
Über Script realisierbar.
Reparatur der Datenbank
Die Reparatur der Datenbank ist nicht mehr per Menü aufrufbar. Dies kann über einen Administrator auf dem Server gemacht werden, z.B. durch Wartungspläne, SQL-Skripte (DBREINDEX), etc.
Titelmakros
Über Script realisierbar.
Virtueller Benutzer
Abgelöst von eMail Autopilot mit speziellem Script. Hinweis: erfordert mind. die combit CRM Professional Edition. Sollten Sie den eMail Autopiloten bereits nutzen, wenden Sie sich bitte einfach an Ihren Ansprechpartner bei combit.
WebClient
Der bisherige WebClient wird durch den WebAccess Mobile ersetzt. Hinweis: WebAccess Klassisch erfordert mind. die combit CRM Professional Edition.
Entfallende Features
- Benutzerprotokolle („Systemverwalter-Statistik“)
- Datensatz abgleichen mit Zwischenablage
- Datensatz kopieren/einfügen aus Zwischenablage
- Eingabemaske: Dokumentencontainer als „Icon“ (für Drag & Drop)
- eMail-Sendeassistent + eMail-Scan
- Funktionstasten und Textbausteinbelegung
- Nebenadressen-Konzept
- „Weitersuchen“ (prinzipbedingt nicht mehr notwendig)