Sie möchten Ihre address manager Adressen als ‚Outlook-Kontakte‘ nutzen?
- Erstellen Sie im address manager einen Extrakt/Filter über die zu übernehmenden Adressen. Besteht kein Extrakt, werden alle Adressen Ihrer Datenbank exportiert!
Aktivieren Sie den Export-Assistenten über Organisation > Export und wählen Sie das Exportformat ‚Outlook‘ über Office-Anwendungen > Microsoft > Outlook. - Über den Button ‚Weiter‘ gelangen Sie nun in das Feldauswahl-Fenster. Hier können Sie bestimmen, welche Felder der address manager Datenbank Sie in die ‚Outlook-Kontakte‘ exportieren möchten.
- Um ein address manager Feld mit den schon vorgegebenen Feldern von ‚Outlook-Kontakte‘ zu verknüpfen, brauchen Sie nur das ensprechende ‚Quellfeld‘ zu markieren und in der Auswahlbox das gewünschte address manager Feld wählen.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl dann mit dem Button ‚Weiter‘. Falls Sie die Exportdatei-Vorlage auch für zukünftige Exporte nutzen wollen, speichern Sie diese im Export-Assistenten ab. Geben Sie hierzu einen aussagekräftigen Namen ein und bestätigen Sie diesen über den Button ‚Weiter‘.
- Sie erhalten eine Zusammenfassung über die Anzahl der zu exportierenden Adressen. Aktivieren Sie nun den Export über den Button ‚Weiter‘.
- Der erfolgreiche Export wird Ihnen bestätig. Die exportierten Adressen stehen Ihnen als ‚Outlook-Kontakte‘ zur weiteren Verwendung zur Verfügung.
- Für einen Export der Kontakte nach Outlook aus dem address manager / cRM wählen Sie den Menüpunkt ‚Organisation > Datenbankabgleich‘ und im dortigen Dialog ‚Outlook > Outlook-Kontakte‘ aus.
- Als Schlüsselfeld können Sie ein beliebiges Feld auswählen.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl dann mit dem Button ‚Weiter‘ und fügen im Dialog für die Feldverknüpfung als Datenfilter False ein, damit die bisherigen Outlook Kontakte nicht gelöscht werden!
- Wählen Sie ‚Weiter‘. Im nächsten Schritt können Sie beliebige ‚Anzeigefelder‘ auswählen. Wählen Sie anschliessend über ‚Weiter‘ im nächsten Dialog die Option ‚Automatisch einfügen, keine Rückfrage‘.
- Der folgende Dialog erscheint nur in Outlook und ermöglicht Ihnen festzulegen, ob ein Vollabgleich, einen Import oder eine Export durchzuführen. Wählen Sie in diesem Dialog die Option ‚Ja, aber keine Nebendatensätze einlesen (nur Export)‘ aus und bestätigen den Dialog mit ‚Weiter‘.
- Folgerichtig erscheint, sofern im vorigen Dialog auch der Export erlaubt wurde, der übliche Feldzuordnungsdialog - diesmal aber andersherum: die Nebendatenbank stellt die Zielfelder!
Hinweis: Bitte installieren Sie für den Datenbankabgleich / Export nach Outlook mind. das address manager Service Pack 13.005 oder das cRM Service Pack 2006.102.
Beachten Sie, dass bereits bestehende gleichnamige Outlook-Kontakte nicht überschrieben oder gelöscht werden.
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