Dokumente können im combit Relationship Manager über vielfältige Weise abgelegt werden. So zum Beispiel einfach direkt über das Kontextmenü eines Dokumenten-Feldes, relational über einen Container oder auch automatisiert über die Scripting-Schnittstelle oder über die Nachrichten-Ablage der unterschiedlichen AddIns. Allen Arten gemein ist jedoch immer die Dokumentenverwaltung und die zugehörigen Dokumenteninfos. Weitere Details zur Dokumentenverwaltung und den Dokumenteninfos können Sie auch dem Handbuch entnehmen.
Bei einer Dokumenten-Ablage wird auch immer versucht die Konfiguration der Dokumenteninfos der Ablageansicht zu berücksichtigen. Hierbei werden vom abzulegenden Dokument diverse Eigenschaften wie bspw. Autor, Dateiname, Titel, Thema, Verfasser etc. ermittelt und in die eingestellten Felder des Datensatzes geschrieben:
Jedoch kann es in Ausnahmefällen bei einer Dokumenten-Ablage zur folgenden Meldung kommen:
Die Meldung wird vom verwendeten Datenbanksystem ausgelöst und besagt, dass in mind. eines der Felder der ermittelte Inhalt für die Dokumenteninfos nicht hineinpasst, da die physikalische Feldlänge kürzer ist als der zu schreibende Inhalt. Die physikalische Feldlänge kann durch eine Anpassung in der Dokumentenverwaltung wie folgt angepasst werden:
1. Öffnen Sie die betreffende Ablage-Ansicht.
2. Wählen Sie über das Menüband „Konfigurieren > Eigenschaften“.
3. Im Reiter „Felder“ des nachfolgenden Dialogs suchen und markieren Sie bitte das betreffende Feld, für das die Länge zu kurz ist, heraus. Klicken Sie nun das kleine Eigenschaftssymbol im rechten Bereich oberhalb der Feldliste an:
4. Im Dialog für die Anpassung der Datenstruktur ist nun direkt das betreffende Feld bereits vorausgewählt. Passen Sie hier den Wert in der Spalte „Feldgröße“ entsprechend an - empfehlenswert sind Größen bis zu 512 Zeichen.
5. Speichern Sie die Konfiguration, indem Sie die geöffneten Dialoge mit „OK“ schließen und dann auch die Solution über „Datei > Speichern“ abspeichern.
6. Im Anschluss führen Sie die Dokumenten-Ablage erneut durch, um zu prüfen, ob die Hinweismeldung vom Datenbanksystem erneut auftritt.
7. Sollte dies der Fall sein, ist es notwendig weitere Felder, die bei der Dokumentenablage gefüllt werden (siehe Reiter „Dokumenteninfos“), zu erweitern.
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