wir denken darüber nach, das bei uns eingesetzte DMS Docuware mit dem CRM zu verknüpfen.
Da es eine Schnittstelle gibt (geben soll) sollte dies grundsätzlich kein Problem sein.
Nun habe ich aber in einem Handbuch gelesen, dass es derzeit durch combitCRM nicht möglich ist, bereits im Docuware vorhandene Dokumente zu lesen, sondern nur die, welche dann über das CRM in das DMS geladen werden.
Meine Frage, ist dem noch immer so oder ist diese Aussage obsolet ?
combit CRM arbeitet auf der eigenen Solution mit den in der Solution gespeicherten Datensätzen. Die Verknüpfung zu einem DMS-Dokument entsteht durch den Inhalt eines Zeichenfeldes vom Typ ‚DMS-Dokument‘. Dort steckt dann ein „Pfad“ (Verweis) auf das entsprechende Dokument im entsprechenden DMS-Repository. Der Aufbau desselbigen ist DMS-(Connector)-spezifisch.
combit CRM queried nicht in Echtzeit sämtliche Repositories der gesamten DMS-Installation, um zu versuchen, etwaige Dokumente dem aktuell dargestellten Datensatz (ein Kontakt, eine Firma, ein Projekt, oder was-auch-immer) zugeordnet darzustellen (1:N Container basieren immer auf N physischen Datensätzen in einer Solution-Ansicht.) Es braucht also immer erstmal einen relationalen Solution-Datensatz. Der „Sprung“ zum DMS geschieht dann erst über den dort hinterlegten DMS-Link zum konkreten Dokument.
Jedes Dokument, das (im DMS) über combit CRM erstellt (Briefe, Verträge, etc.) oder abgelegt wird (z.B. per Drag & Drop oder Outlook Add-In) erzeugt (wie bei "Eingebetteten Dokumenten " und „Dateiverweisen“ auch) einen Solution-Datensatz (z.B. in „Aktivitäten“), verknüpft den dann mit dem übergeordneten Datensatz (z.B. „Kontakt“ + „Firma“) und schiebt dann das Dokument ins DMS und parkt diesen Link dann in dem DMS-Verweis-Feld im angelegten Solution-Datensatz.
Wenn Sie nun also „anderweitig“ (hinterrücks oder in der Vergangenheit am combit CRM vorbei) im DMS abgelegte Dokumente in der Solution verfügbar machen möchten, brauchen Sie also einen entsprechenden Datensatz in der combit CRM Solution. Sie müssten für jedes DMS-Dokument ermitteln, zu welchem Datensatz es überhaupt zugeordnet werden soll und würden dann derartige Datensätze mit dem entsprechenden DMS-Link erzeugen. Da dies hochgradig speziell ist (es hängt ja maßgeblich vom DMS und Ihren Entscheidungen aus der Vergangenheit ab, wie sie hier Repositories und Ablagearchive und Dokumentennamen, Verschlagwortung etc. organisiert haben), gibt es das nicht out-of-the box.
Evtl. (ich weiß das jetzt ad hoc nicht auswendig) gibt es im DMS eine Exportfunktion aller Einträge (NICHT der Dokumente selbst, die bleiben schön im DMS wo sie hingehören) und man könnte per Script diese Liste abarbeiten und daraus eindeutige Zuordnungen (ggf. über Ablagearchivnamen, wenn sie der Kundennummer o.ä. entsprechen) ableiten und dann die „Verweis“-Datensätze im combit CRM anlegen und den DMS-Link jeweils hinterlegen. Auch das ist hochgradig individuell und hängt ja von Ihrer Solution-Architektur ab.
Wenn Sie dabei Hilfe benötigen kommen Sie gerne auf uns direkt zu, damit wir das bilateral besprechen können.
Da müssen wir unsere Philosophie wohl ändern.
Wenn wir z:b. ein Vertragsmanagement aufbauen wollen, dann betrachten wir combitCRM als jungfräulich und fangen bei 0 an und lassen alles alte dort, wo es wohnt.
Wer will sich schon hinsetzen und kontrollieren, ob bei einem Import mehrerer 100 Datensätzen mit Dokumenten die Verknüpfung auch richtig erfolgt ist.
So habe ich zumindest einen Ansatz, wie wir weiter entscheiden wollen.
