Daten-Import Abgleich ob Telefonnr gleich ist

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Hallo,
wir sind gerade dabei den Adress Manager 18 einzurichten und hängen beim Import der Daten fest. Wir müssen für jede Kundenaktion neue Personenlisten ins System importieren. Diese enthalten neue aber auch bereits im AM bestehende Personensätze. Ziel ist es, dass das System beim Abgleich / Dublettenfiltern erkennt ob die Telefonnr, die im bereits bestehenden AM Datensatz steht die gleich ist, wie die aus dem zu importierenden externen Datensatz. Im Idealfall müsste also geschaut werden ob das Feld im AM Datensatz leer ist und wenn nicht, ob der Feldinhalt = dem Feldinhalt aus meiner Excel-Tabelle. Wenn ja -> nichts weiter machen. Wenn nein -> Telefonnr in Feld Telefon2 eintragen.

  1. Der einfachste Fall wäre, wenn ich die Excel vorher säubern lasse, so dass das nur geprüft werden muss ob „0123/123456“ = „0123/123456“.

  2. Allerdings kann es auch vorkommen, dass die Nummer nicht mit / angegeben ist. Dann müsste z.B. geprüft werden ob „0123-123456“ = „0123/123456“ und es müsste TRUE herauskommen.

Also wenn 2) nicht geht, dann lasse ich die Excel Daten vorher automatisiert in die korrekte Form bringen und importiere sie dann. Aber selbst bei Fall 1) kommen wir nicht weiter.

Besten Dank für jegliche Hinweise
Kerstin

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Hi Kerstin,

ich würde ein neues Feld im address manager anlegen, das „TelefonAbgleich“ (o.ä.) heißt.

Dieses soll zukünftig die Telefonnummer ohne Sonderzeichen enthalten. Für bestehende Daten machst du das einmalig über „Wechseln“, wählst „TelefonAbgleich“ als Zielfeld aus, als Methode „Feldinhalt ersetzen“ und als Wert folgende Formel:

«ChrSubst$ (ChrSubst$ (ChrSubst$ (Telefon,"/"),"-"), " ")» (Diese Formel nimmt den Inhalt des Feldes Telefon und ersetzt „/“, „-“ und Leerzeichen durch „nichts“. Dieser Inhalt würde dann in „TelefonAbgleich“ geschrieben.)

Diesselbe Formel benutzt außerdem du in der Eingabemaske als Folgeverknüpfung für das Feld „Telefon“ mit „TelefonAbgleich“ als Zielfeld. Dadurch stellst du sicher, dass wenn die Telefonnummer manuell bearbeitet wird, auch gleich die „Abgleichvariante ohne Sonderzeichen“ erzeugt wird.

Beim „Import mit Abgleich“ gibst du als Schlüsselfeld für die „Haupt-DB“ (das ist deine Ziel-Ansicht) dann das Feld „TelefonAblgeich“ an*. Als Neben-DB gibst du wiederum die o.a. Formel an (und änderst wenn nötig ‚Telefon‘ auf den entsprechenden Spaltennamen aus deiner Excel-Datei ab, der Inhalt soll ja ohne Sonderzeichen im address manager gesucht werden)

Damit hast du jetzt die Zuordnung, „welcher Datensatz“ als „identisch“ betrachtet wird.

Bei den Feldverknüpfungen sagst du jetzt

  • für das Feld „Telefon“ als Regel: Neben-DB wenn nicht leer. Damit wird die Telefonnummer aus dem
    Excel-Sheet übernommen (außer sie ist leer).

  • für das Feld „TelefonAbgleich“ die Formel

«if (not Empty(Telefon), ChrSubst$ (ChrSubst$ (ChrSubst$ (Telefon,"/"),"-"), " "))» (und änderst wenn nötig ‚Telefon‘ auf den entsprechenden Spaltennamen aus deiner Excel-Datei ab) und als Regel ebenfalls „Neben-DB wenn nicht leer“. Damit erreichst du, dass das TelefonAbgleich Feld im address manager eben mit der „Abgleichvariante ohne Sonderzeichen“ gefüllt wird.

  • alle anderen Felder setzt du halt wie du sie brauchst

Liest sich evtl. komplizierter als es ist :-), bietet dir aber eine komfortable Möglichkeit immer wiederkehrende Excel-Daten in die bestehenden Daten einzupflegen.

*) Was du dir vorher bei deinem Ansatz mit der Telefonnummer als alleiniges Kriterium noch überlegen solltest:

Excel-Zeilen mit einer leeren Telefonnummer gehen „verloren“ bzw. überschreiben immer wieder denselben einen Datensatz im address manager, nämlich den, der eine leere Telefonnummer hat (der wird ja als „Treffer“ interpretiert werden)

Mehrere Excelzeilen mit derselben Telefonnummer (Rufnummer der Telefonzentrale mangels Durchwahl aber unterschiedliche Personen sind eigentlich gemeint) überschreiben sich gegenseitig.

Eventuell solltest du noch ein weiteres Kriterium (Name?) zusätzlich als Schlüsselfeld hinzunehmen. :slight_smile:

Der oben beschriebene Ansatz hinsichtlich der Telefon-Kriteriums ändert sich dabei aber nicht.

Gruß

Alex