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crm findet ELO Office Dokument nicht

Hallo,

über das Whitepaper „DMS-Anbindung an ELOoffice/ELOprofessional“ habe ich die Dokumentenerstellung und Ablage für ELO Office eingerichtet.
Mittels Outlook-Add-In ist es danach möglich die E-Mails über crm in der ELO abzulegen.
Das funktioniert auch reibungslos.
Die E-Mails landen in der ELO dort wo sie hinsollen und der entsprechende Eintrag wird in crm erzeugt.
Will man sich jedoch solch eine von crm abgelegte E-Mail anzeigen lassen, findet crm das entsprechende Dokument in der ELO nicht, obwohl es doch von crm selbst abgelegt worden ist.
Hat jemand beim Einrichten ähnliche Erfahrungen gemacht ?
Möglicherweise hab ich nur etwas übersehen. Nur was ?
Bin für jeden Hinweis dankbar.

crm : aktuelle Version 8
ELOOffice: 9:00.058
Outlook: 2013

MfG
Horst König

Guten Morgen,

mich würden hierzu zunächst ein paar Rahmeninformationen interessieren - quasi eine Annäherung zum Problem:

Gibt es denn eine Meldung vom cRM? Wenn ja, welche?

Können auch andere Dokumente (bspw. doc, .txt etc.), die über den cRM (eine existierende Datei oder eine über die cRM-Dokumentenverwaltung erzeugte Datei) in ELO abgelegt wurden, nicht geöffnet werden oder betrifft das tatsächlich nur die MSG-Dateien, die über das Outlook AddIn abgelegt wurden?

Wie sieht denn die Dokuinfo in der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht im cRM aus? Sind hier die Felder entsprechend verknüpft?

Grüße

Guten Morgen,

und vielen Dank für die Antwort.

Auch andere Dokumente wie z. B. Word-Dokumente können problemlos mit crm in ELO abgelegt werden. Beim Aufruf dieser aus dem crm findet er diese abgelegte Dateien aber nicht. Eine Fehlermeldung gibt es nicht sondern er öffnet eine ganz andere E-Mail (unabhängig davon ob eine Mail oder Word Datei verknüpt ist) Dabei ist es jedesmal die gleiche E-Mail unabhängig davon welches Dokument geöffnet werden soll.

Die Dokuinfo sieht wie folgt aus:
DMS_Dokumen: DMS:ELOoffice://Archiv/crm/„Matchcode“/Schriftwechsel/„Jahr“/123456.doc
Dateiname: „crmLogin“+„Datum ohne Punkte“+„Kürzel“.doc z. B. König15092015DHK.doc
Verfasser: König

Die restlichen Felder sind leer.

Hier die weiteren infos für die E-Mail

Die Dokumenteninfos sind wie im Handbuch S. 236 verknüpft:
Dateityp: Document_FileType
Dateiname: Document_FileName
Dateigröße: Document_FileSize
Erstelldatum: Document_CreationDate
Änderungsdatum: Document_ModificationDate
Titel: Document_Title
Thema: Document_Topic
Verfasser: Document_Author
Benutzer: Dokument_User
Schlüsselworte: Document_Keyword
Kommentar: Documents_FileComment

Die DMS-Verschlagwortung sieht wie folgt aus:
ObjShort: DMS_FileComment

Die zusätzlichen Feldbelegungen sehen wie folgt aus:
FirmenID:«If(Exists(„ParentView.FirmenID“), GetValue(„ParentView.FirmenID“), GetValue(„ParentView.ID“))»
Richtung: Action.Direction
DatumZeit:«Date$(Now(),"%02d.%02m.%04y %02H:%02i:%02s")»
Aktivitätstyp: 1
Verantwortlich: crm.User.LoginName
DMS_Benutzer: crm.User.LoginName
Kommentar: Document_title
DMS_Titel: Comment

Ich hoffe sie können damit etwas anfangen.

Grüße

Das einzige was mir hier ins Auge stechen würde ist, dass für das Feld DMS_Dokument ein merkwürdiger Pfad eingetragen ist:
DMS_Dokumen: DMS:ELOoffice://Archiv/crm/„Matchcode“/Schriftwechsel/„Jahr“/123456.doc

Könnte mir dann ggf. vorstellen, dass es diesen Pfad so im ELO-Archiv nicht gibt… gerade im Hinblick auf die Anführungszeichen etc.

Versuche doch hier einmal als Ablagepfad einen festen Pfad (ohne Formel) in der Dokumentenverwaltung einzutragen (Achtung: Jede Dateierweiterung hat seinen eigenen Ablagepfad!).

Sollte das aber auch nicht klappen, dann würde ich mal den combit Support bemühen… bei uns läuft das mit ELO seit Jahren aber reibungslos.

Viel Erfolg/Glück

Hallo,

Danke für die rasche Rückantwort.
Die Werte in den Anführungszeichen sind Variablen, die später ersetzt werden.
Die Pfade und die Anlage / Ablage in ELO sind korrekt.
Aber das mit dem festen Pfad kann und werde ich ausprobieren.
Aber wie ist das mit „Achtung: Jede Dateierweiterung hat seinen eigenen Ablagepfad“ gemeint.
Muss in ELO für jede Dateiextension ein Unterverzeichnis angelegt sein. Sprich es kann kein Verzeichnis geben indem sowohl Mails, als auch Text oder Excel Dokumente abgelegt sind ?
Wie aus meiner Frage zu erkennen, habe ich unabhängig von der Extension den Ablagepfad für eben diese drei verscheidenen Dokumentenarten im gleichen Verzeichnis vorgesehen.
Kann man ja aber recht einfach ändern.

Auch Danke für die Aussage, dass es bei Ihnen seit Jahren reibungslos funktioniert, denn dann muss es ja ein Konfigurationsproblem sein.

herzliche Grüße

Hallo,

nein. In ELO muss nicht ein separates Verzeichnis pro Dateierweiterung platziert werden. Da kann man ruhig auch alles in ein Verzeichnis reinpacken - egal welche Extensions. Es ging mir hier nur darum, dass in der Dokumentenverwaltung im cRM für jede Dateierweiterung ein entsprechend anderer Ablagepfad eingestellt werden kann - nur das man dies bei einem Test bzw. Anpassen der Pfade im Hinterkopf behält :wink:

Bin mal gespannt, ob der feste Ablagepfad (ohne Formel etc.) funktioniert und es ggf. an der Formel für die Ablage liegt. Wie gesagt… sonst muss da wohl der combit Support ran.

Viel Erfolg.

Hallo,

schön, dass es scheinbar noch jemanden gibt, der versucht CRM mit ELO Office gemeinsam zu verwenden.
Auch mir kommen die geschilderten Probleme bekannt vor.

Das Ablegen mit dem Outlook-AddIn funktioniert so „halbwegs“ mit viel manuellem „Nachbessern“
.
Ich habe versucht den Emailbetreff über <Message.Subject> über die zusätzlichen Feldbelegungen als Kommentar zu übergeben und dann in der DMS Verschlagwortung den Kommentar an weiterzugeben. Dies funktioniert bei mir nicht. Hierzu stand ich auch mit dem Combit Support in Kontakt. Die Aussage war, das die Information wohl zur Laufzeit nicht zur Verfügung steht und es daher nicht übergeben werden kann. Eine Lösung hierzu gab es nicht, da hierzu wohl der komplette Übergabeprozess neu programmiert werden muss.

Auch habe ich die Erfahrung gemacht, das bei Emailablage per Outlook-AddIn häufig der erste Versuch schief geht. Die Auflösung des Ablagepfades mit einer Variablen scheitert. Die Variable wird nicht interpretiert, sondern wie als „hardcodiert“ in ELO erzeugt. Zum Beispiel, anstatt: DMS:ELOoffice://Combit/Support/123.pdf wird dann DMS:ELOoffice:////123.pdf erzeugt. Alle weiteren Ablagen funktionieren dann.

Mein letzer Kenntnisstand ist, dass mit Version 8.002 eine Freigabe für ELO Office 10 erfolgen soll.
Ob das Problem dann gelöst ist?

Immer wieder kommt es aber auch zu angehängter Fehlermeldung, das das Dokument nicht vorhanden ist, oder die Berechtigung fehlt. Das kann ich nur schwer nachvollziehen, da der CRM wenige Sekunden zuvor das Dokument in ELO Office abgelegt hat. In ELO wird es auch angezeigt, also ist es korrekt abgelegt und vorhanden. Ein Berechtigungsproblem? Der selbe Benutzer/User hat das Dokument gerade nach ELO importiert und soll jetzt keine Berechtigung haben? Bei anderen Dokumenten hat er aber die Berechtigung, diese auch anzuzeigen?! Seltsam.

Ich habe auch die Erfahrung gemacht, dass alleine das Anzeigen der Verschalgwortungsmaske von ELO das Ergebnis der Dokumentenablage beeinflussen kann:

Bei meinen Tests ist es vorgekommen, wenn die Verschlagwortungsmaske angezeigt wir, der CRM das Speichern der Aktivität mit einer Fehlermeldung des DMS-Systems abbricht. (Das Dokument findet sich dennoch in ELO!) Nehme ich den Haken raus, das die Verschlagwortungsmaske angezeigt werden soll, speichert erstaunlicherweise der CRM auch anstandslos.

Mein Fazit nach einigen Wochen des testens:
Beides einzeln betrachtet sicher gute Programme.
Würde der Datenaustausch noch fehlerfrei funktionieren, wäre die Kombination die perfekte Lösung für meine Ansprüche. Leider passiert das bei mir nicht. … woran es liegt? Schnittstellenproblem, Berechtigungsproblem, Firewall, … keine Ahnung, was auch immer. So ist es leider weiter eine „Zwei-Programm-Lösung“, anstatt alle Informationen wirklich in Combit CRM zu haben, bzw. aufrufen zu können.

Ich bin gespannt auf CRM Version 8.002.

Datei_nicht_in_DMS.jpg

Hallo Herr Weil,

vielen Dank für Ihren Beitrag und die detaillierten Informationen. Diese Frage lässt sich im Rahmen des Forums leider nicht abschließend klären - wir benötigen zur Klärung weiterführende Informationen für Analysen unserer Entwicklungsabteilung von Ihnen, die auf dieser Plattform nicht sinnvoll ausgetauscht werden können.

Gerne können Sie in unserem Supportportal unter http://www.combit.net/support einen Support-Case eröffnen, bitte kopieren Sie dabei die relevanten Informationen aus diesem Thread in die Beschreibung.

Mit freundlichen Grüßen

Christian Rauchfuß
Technischer Support
combit GmbH

Hallo Herr Weil,

in obiger Angelegenheit habe ich ein Support-Case erstellt und bin im Kontakt mit dem Support.
Schauen wir mal was sich da ergibt.
Was wir bisher feststellen konnten ist, dass crm wie schon dargestellt problemlos in ELO ablegt.
Dabei wird die Dokumenten-ID des Dokuments inkl. Pfad in crm gespeichert.
Nach den anfäglichen Recherchen sieht es so aus, dass diese Dokumenten-ID nicht identisch ist mit der in der ELO für dieses Dokument hinterlegten.
Wer hier für diese Abweichung verantwortlich zeichnet und warum das passiert konnten wir noch nicht nachvollziehen. Hier ist der Support dabei diese Frage zu erruieren.
Sobald ich weiß werde ich es posten.

Grüße

Hallo an alle,

zusammen mit dem Support konnten wir das Problem lösen.
Wie schon oben angedeutet gab es ein Problem im Zusammenspiel mit der Übergabe der korrekten Dokumenten-ID.
Ich gehe davon aus, dass die dabei vorgenommenen Änderungen nach einer Validierung über ein Service Pack allen Anwendern zur Verfügung gestellt werden.

MfG

© combit GmbH