Aktivitäten > Kontakte und Follow-up

Hi - zwei Fragen zu Aktivitäten:

Gibt es die Möglichkeit einer Aktivität mehrere Kontakte zuzuordnen?

Beispiel: Ich hatte ein Meeting mit mehreren Ansprechpartnern eines Unternehmens und möchte das Meeting als Aktivität drei Ansprechpartnern zuordnen. Wie bilde ich das ab?

Follow-up: Eine Aktivität mit dem Status “offen” und einem Fälligkeitstermin ist ja im Grunde eine Aufgabe. Diese ist aber nicht unter Termin/Aufgaben zu finden. Richtig? Wie erhält man einen Überblick über offenen Aktivitäten (nur über Berichte?) oder eine Erinnerung zum fälligen Datum?

Beispiel: Ich hatte ein Meeting mit mehreren Ansprechpartnern eines Unternehmens und möchte das Meeting als Aktivität drei Ansprechpartnern zuordnen. Wie bilde ich das ab?

Sie können die Solution so customizen, dass das geht, wir komplex es wird, liegt an Ihren genauen Anforderungen.

Simpelster Ansatz: sie fügen in ein formatiertes Notizfeld Datensatzverweise ein. Schnell erledigt. Nachteil: keine sinnvolle Abfrage-Möglichkeit, falls erforderlich.

Saubererer Ansatz: Sie spendieren eine neue ActivitiesContactsAssignment-Ansicht („AktivitätenKontakteZuordnung“) mit den Feldern ID, ContactID, ActivityID. Dort werden Sie dann zukünftig die Pärchen „Aktivität zu Kontakt“ ablegen. Deklarieren Sie eine N:M-Relation von Aktivitäten zu AktivitätenKontakteZuordnung und von dort eine 1:1 zu Kontakte und von Kontakte zu AktivitätenKontakteZuordnung und von dort 1:1 zu Aktivitäten. Dann platzieren Sie in Aktivitäten und Kontakte jeweils einen Container dafür.

=> So können Sie dann N Kontakte mit M Aktivitäten wild kreuz und quer verknüpfen. Die bestehende „normale“ Aktivitäten-Zuordnung (1 Aktivität zu 1 „Hauptkontakt“) bleibt davon erstmal unberührt. Beim Neuanlegen einer Aktivität sollte man automatisch für den verknüpften „Hauptkontakt“ auch direkt ein passender AktivitätenKontakteZuordnung-Datensatz zusätzlich anlegen, damit der konsistent bleibt.

Follow-up: Eine Aktivität mit dem Status “offen” und einem Fälligkeitstermin ist ja im Grunde eine Aufgabe. Diese ist aber nicht unter Termin/Aufgaben zu finden. Richtig?

Korrekt - das ist ein Ansatz ohne die Aufgabenverwaltung. Damit Kund:innen sehen, was alles möglich ist, die Geschmäcker sind hier hochgradig verschieden. :slight_smile:

Wie erhält man einen Überblick über offenen Aktivitäten (nur über Berichte?)

Sie könnten globalen einen Filter hinterlegen…

Sie könnten die Info-Zentrale erweitern, dass dort alle heute „fälligen“ Aktivitäten aufgelistet werden…

oder eine Erinnerung zum fälligen Datum?

Oder Sie spendieren eine Schaltfläche in Aktivitäten, die zu einer Aktivität eine korrespondierende Aufgabe in der Terminverwaltung zusätzlich anlegt. Sie müssen sich dann nur aufpassen, dass Sie dann in der Aufgabe die Wiedervorlage nutzen und nicht das Wiedervorlage"-Feld in der Aktivität, da die beiden nichts miteinander zu tun haben bzw. nichts voneinander wissen. Sie könnten das natürlich auch z. B. nachts wieder gegenseitig konsolidieren, d.h. alle Wiedervorlagen-Dati von zu Aktivitäten angelegten Aufgaben spiegeln nachts dasselbe Datum auch in die korrespondierende Aktivität rein.

Das ist alles möglich - hängt von Ihren genauen Anforderungen ab. :nerd_face:

Unsere Solution-Partner können hier gerne auch eine adäquate Anpassung übernehmen.

Ich habe schon einige Aufgabenverwaltungen in Combit angefangen, zwei wurden (aus anderen Gründen) nie lange genutzt. Im dritten Anlauf wollte ich eine n:m-Beziehung zu Unternehmen und zu Personen umsetzen. Hier mal ein Screenshot als Anregung.

Ich arbeite gerne mit SQL und habe viel Logik in Trigger gepackt. Nicht ideal aber man kann damit viel machen. Unter dem Container “Unternehmen” kann ein Unternehmen zugeordnet werden. Der Trigger schreibt das beim Speichern in die Beziehungstabelle, ohne das ich die Maske wechseln muss. Personen können dann nicht nur frei zugeordnet werden, sondern es kann auch gezielt nach Personen mit Beziehung zu Unternehmen gefiltert werden, die bereits oben zugeordnet wurden.

Jedes Unternehmen und jede Person bekommt im Kontext der Zuordnungstabelle außerdem eine Variable @U1 bzw. @P1. Verwende ich die Variablen dann im Text, wird beim Speichern der Name aufgelöst. Im Hintergrund bleibt der Name auch eindeutig identifizierbar. Zumindest war dass der Plan und das letzte, an dem ich gebastelt habe :wink:

Die SQL-Logik dahinter ist schon etwas komplex und bei Triggern kann man auch viel schlecht machen. Dafür kann ich mit wenig Aufwand (und ohne Maskenwechsel) die Informationen so nachhalten, dass ich jede Zuordnung erhalten kann.